Es gibt eine Vielzahl von Dingen, die in einem Büro geordnet werden müssen, z. B. Briefe, Rechnungen, Karteien. Dafür gibt es unterschiedliche Ordnungsmöglichkeiten:

·         Namen

·         Nummern

·         Sache

·         Zeit

 

Als Ordnungsmittel stehen Buchstaben, Zahlen, Farben und Symbole zur Verfügung.

 

Alphabetische Ordnung

Die am verbreiteste Ordnungsweise ist die alphabetische Ordnung. Die alphabetische Ordnung unterscheidet man zwischen namens- und ortsalphabetischer Ordnung.  Bei der namensalphabetischen Ordnung wird zuerst nach dem Namen geordnet. Bei der ortsalphabetischen Ordnung zuerst nach dem Ort. Grundlage für die alphabetische Ordnung ist die DIN 5007.

 

 

Nummerische Ordnung

Bei der nummerischen Ordnung wird mit Zahlen geordnet. Dabei unterscheidet man das Ordnen nach fortlaufenden Nummern, nach Vorziffern und die dekadische bzw. halbdekadische Ordnung.

 

 

Ordnung nach fortlaufenden Nummern

Jeder Vorgang oder Kunde erhält eine fortlaufende Nummer. Diese Ordnung ist eindeutig und die Ablage- und Suchzeiten sind sehr gering. Neben dem Nummernverzeichnis muss noch ein „Suchindex“ (alphabetisches Verzeichnis) geführt werden. Der Suchindex zeigt, was oder wer sich hinter der Nummer verbirgt.

 

 

Ordnung nach Vorziffern

Bei dieser Ordnung gibt man den Vorziffern einer Nummer eine bestimmte Bedeutung z. B. 21 = Einzelhändler, 22 = Großhändler. Bei dieser Ordnung ist ebenfalls ein Suchindex notwendig.

 

 

Dekadische Ordnung

Bei dieser Ordnung verwendet man die Ziffern 0 bis 9. Die Ordnung kann in Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen eingeteilt werden. Der Vorteil hierbei ist, dass in der ersten Ziffer der Untergruppe die Hauptgruppe erkennbar ist. Das ist der Grund, warum diese Ordnungsnummern auch „sprechende Nummern“ heißen. Diese Ordnung finden man z. B. im Kontenrahmen der Buchführung.

 

 

Halbdekadische Ordnung

Die halbdekadische Ordnung unterscheidet sich von der dekadischen Ordnung nur dadurch, dass die letzten Ziffern der Untergruppe über 9 hinausgehen.

 

 

Alphanummerische Ordnung

Diese Ordnung ist eine Kombination der alphabetischen und der nummerischen Ordnung. Eine dieser beiden Ordnungsarten dient dabei als Grundlage. Beispiele hierfür sind:

·         B 75 (Materialbezeichnung)

·         FD-SK-404 (Kfz-Kennzeichen)

·         4b (Schulklasse)

 

Sonstige Ordnungsmöglichkeiten

 

Mnemotechnische Ordnung

Die mnemotechnische Ordnung stellt eine Beziehung zur Sache her, die man sich leicht merken kann. Grundlage ist das Alphabet. Beispiele hierfür sind:

·         FOS (Fachoberschule)

·         E (Einkauf)

·         V (Verkauf)

 

Zeitliche Ordnung

Die zeitliche oder auch chronologische Ordnung erfasst Sachverhalte in ihrer zeitlichen Reihenfolge, z. B. nach Tagen, Monaten, Jahren. Hierbei unterscheidet man die kaufmännische Heftung und die Behördenheftung.

Bei der kaufmännischen Heftung liegt das neue Schriftstück oben, bei der Behördenheftung dagegen unten.

 

 

Farben

Bei dieser Ordnung sind die Merkmale, die gut voneinander unterscheidbare Farben, welche die Informationsträger wie Ordner, Schriftstücke, Karteikarten in einfach erkennbare Gruppen einteilt. Beispiele hier für sind:

·         roter Ordner = Rechnungen 2007

·         schwarzer Ordner = Allgemeiner Schriftverkehr

·         grüner Ordner = Lieferscheine 2006

 

Symbole

Anstelle von Farben werden Symbole benutzt.